そもそも証拠保全とはどのような手続きなのでしょうか。
まずは、証拠保全の概要と労働問題における証拠の重要性について知っておきましょう。

1. （1）証拠保全とは

   証拠保全とは、証拠を確保しておかなければ、その証拠の使用が困難になる事情がある場合に、あらかじめ裁判所が証拠調べを行い、その結果を保全する手続きです。
   
   労働事件では、以下のような場面で証拠保全の手続きが利用されます。

   • 会社側が労働問題の立証に必要な証拠の開示に応じないケース
   • 重要な証拠が会社により破棄、改ざんされるおそれがあるケース

   証拠がなければ労働問題を争うことが困難です。
   上記のようなケースに該当する場合は、証拠保全の手続きを検討するようにしましょう。

2. （2）証拠があると有利に戦える

   労働問題が生じた場合、会社側の処分や対応が違法であるということは、労働者の側で立証していかなければなりません。
   労働問題を立証する証拠がない状態では、会社との交渉で自己の言い分を認めさせることはできず、裁判になったとしても敗訴のリスクが高くなります。
   
   逆にいえば十分な証拠を確保することができれば、裁判で勝訴する可能性が高くなります。だからこそ、労働問題を争うためには、それを裏付ける証拠が重要になります。
   そのため、労働問題が生じたときは、会社に対して請求する前に、まずは十分な証拠を確保しなければなりません。

3. （3）証拠保全を行う2つのメリット

   証拠保全を行うメリットには、以下のような点が挙げられます。

   ① 会社による証拠の破棄や改ざんを防ぐことができる
   証拠保全は、会社に知られることなく手続きを進めることができ、事前の予告なく証拠保全の手続きが開始されます。
   
   会社側としては、ある日突然、裁判所からの決定が届き、すぐに裁判官による証拠保全が開始されますので、会社は証拠の破棄や改ざんをする余裕がありません。
   これにより労働問題の立証に必要となる証拠の破棄や改ざん防ぐことができます。
   
   ② 労働問題の立証に必要な証拠を入手できる
   証拠保全に強制力はありませんが、拒否することで心証が悪くなるのをおそれて、ほとんどのケースでは証拠保全に応じてくれます。
   
   会社側に対する任意の証拠開示請求では、証拠を入手できないときでも、証拠保全を利用することで証拠の入手が可能となります。

4. （4）証拠集めに着手するタイミングは？

   労働問題に関する証拠集めに着手するタイミングには、特に決まりがあるわけではありませんが、日頃から証拠になりそうなものを保管しておくことが大切です。
   
   労働問題としてあなたが訴えることが伝わってしまうと、会社側が、あなたが証拠をつかめないように何らかの対策を行うことが予想されます。その場合、証拠収集が困難になるでしょう。
   そのため、会社側と本格的に争う前に十分な証拠を確保しておくことをおすすめします。

労働問題で必要になる証拠にはどのようなものがあるのでしょうか。
以下では、労働問題のケース別に証拠となりえるものとその集め方を紹介します。

1. （1）残業代請求

   未払いの残業代を請求する場合は、以下のようなものが証拠になります。

   • タイムカード
   • 勤怠管理ソフトのデータ
   • 業務日報
   • PCのログ記録
   • オフィスの入退室記録
   • 残業時間を記録したメモ

   など

   未払い残業代を請求する場合には、残業時間に関する証拠が必要になります。
   そこでまずは上記のような証拠を収集します。
   
   基本的には会社側が保有している証拠になりますので、コピーやスマートフォンでの撮影などにより証拠となる可能性が高いものを集めていきましょう。

2. （2）不当解雇・退職勧奨

   不当解雇・退職勧奨（退職を迫られている）の場合は、以下のようなものが証拠になります。

   • 雇用契約書
   • 就業規則
   • 解雇通知書
   • 解雇理由証明書
   • 人事評価書、勤務成績表
   • 解雇に関するやり取りをした書面やメール

   など

   不当解雇を争う場合には、解雇が違法・無効であることを基礎づける証拠が必要になります。
   
   特に、会社がどのような理由で解雇をしたのかが重要です。
   そのため、解雇を告げられたときはまず、会社に対して解雇理由証明書の交付を求めるようにしましょう。

3. （3）ハラスメント問題

   ハラスメント問題では、以下のようなものが証拠になります。

   • ハラスメントの音声の録音データ
   • ハラスメントの動画の録画データ
   • ハラスメントにあたる指示がなされた書面やメール
   • 医師の診断書

   など

   ハラスメントは、客観的な証拠が残りづらい行為のひとつです。
   証拠がなければ法的に争うことは難しくなるので、日頃からボイスレコーダーなどを所持して、違法な言動を録音しておくことが重要なポイントとなります。
   
   詳しくはハラスメント問題で法的に戦うためにはをご覧ください。
   
   どのようなものが証拠になるのかは、状況により様々です。
   どうやって集めたらいいのか、具体的に何を集めるべきかは、弁護士にご相談ください。

労働問題の証拠を集める際には、以下の点に注意が必要です。

1. （1）会社にバレないように進める

   証拠収集をする際には、会社にバレないように進めることが重要です。
   
   会社に証拠収集がバレてしまうと、証拠の破棄や改ざんをされてしまい重要な証拠が失われてしまうリスクがあります。
   また、会社から妨害工作を受けて、証拠収集が困難になるリスクもあります。

2. （2）他人のプライバシーや業務上の秘密に配慮する

   会社が保有する資料の中には、業務上の秘密に該当するものや他人のプライバシーに関する情報が記載されているものも含まれています。
   
   証拠収集が必要であるとしても、むやみに資料を収集することはやめて、労働問題の立証に必要な範囲で収集することが大切です。
   写真撮影をする際にも業務上の秘密や他人のプライバシーに関する情報が写り込まないように配慮が必要になります。

3. （3）内部規定違反のリスク

   労働問題の立証のために必要な範囲を超えて証拠収集を行うと、内部規定違反を理由として懲戒処分をされてしまう可能性があります。
   また、最悪のケースでは窃盗罪を理由に刑事事件の対象になることがあるでしょう。
   
   このようなリスクを最小限に抑えるには、弁護士に相談しながら証拠収集を進めるべきといえます。

4. （4）時効に注意

   労働問題には、その内容に応じて権利の時効が定められています。
   たとえば、残業代請求であれば、賃金の支払日から3年で権利が消滅してしまうのです。
   
   このように権利ごとに時効がありますので、証拠収集をする際には、時効にも配慮しながら早めに進めていく必要があります。

5. （5）集めた証拠の保存方法

   労働問題の証拠の保存方法には、特別な決まりはありません。
   まずは集めた証拠を会社に消されないような形で保存しておきましょう。
   
   スマートフォンなどで証拠を撮影した場合、データのバックアップをとっておけば、会社にデータの削除を命じられたとしても大切な証拠を失うリスクはありません。
   また、データだけでなくそれを文書で印刷しておくことで不慮のデータ損失にも対処することができます。

証拠保全の手続きを利用するには裁判所への申立てが必要になりますが、労働者個人で対応することはできるのでしょうか。

1. （1）自力で証拠保全手続きを行う手順と費用

   労働者個人で証拠保全の手続きを利用する場合、以下のような手順で行います。
   
   ① 証拠保全申立書の作成
   証拠保全の申立てをするには、まずは証拠保全申立書を作成する必要があります。
   証拠保全申立書には、以下の内容を記載します。

   • 申立人と相手方の氏名、住所
   • 申立ての趣旨、理由
   • 証拠保全の必要性
   • 保全したい証拠

   ② 証拠保全の申立て
   証拠保全申立書を作成したら、疎明資料を添付して、管轄する裁判所に提出をします。
   申立ての際には、以下の費用がかかります。

   • 印紙代：500円
   • 郵便切手：費用は裁判所により異なるため事前に確認

   ③ 裁判官との面接
   証拠保全の申立てが受理されると、担当する裁判官との面接が行われます。
   面接では、申立て内容に関する補足説明や追加資料の提出を求められますので、しっかりと対応しなければなりません。
   
   ④ 会社側への通知
   証拠保全決定が出ると、会社側に対して証拠保全の通知が行われます。
   会社側による証拠の破棄や改ざんを防止するため、証拠保全の通知は、証拠保全実施の1時間ほど前に行われるのが通常です。
   
   ⑤ 証拠保全の実施
   証拠保全の実施時刻になると、裁判官、裁判所書記官、申立人、同行者が現地に赴いて証拠保全を実施します。
   証拠保全は、「検証」という裁判官が対象となる検証物（証拠）を直接確認する方法で行われます。

2. （2）適切な証拠保全と証拠の立証は、法的な知識がないと難しい

   証拠保全の申立てを労働者個人で行うことは、手続き上は可能です。
   
   しかし、証拠保全の申立てにあたっては、証拠保全申立書で証拠保全の必要性を裁判所側が理解できるように適切に説明しなければならず、そのためにも法的知識が不可欠となります。
   十分な疎明ができなければ証拠保全の申立てが却下されてしまうおそれがあるためです。
   
   証拠を保全できなければ、苦労をして手続きをした意味がなくなってしまいます。
   労働者個人が会社と戦おうとするのであれば、専門家である弁護士に対応を委ねたほうがよいでしょう。

労働問題で会社と戦っていくなら、弁護士に対応を依頼したほうがよいケースがほとんどです。
弁護士に依頼すると、以下のようなメリットがあります。

1. （1）証拠集めの準備段階から対応ができる

   弁護士への相談は、必要に感じたときはいつでも行えます。
   
   ただし、会社との争いが深刻化した後では、弁護士が介入したとしても解決までに時間がかかることが予想されます。
   場合によっては手遅れの状態になっているケースも少なくありません。
   
   労働問題が顕在化する前に相談をすれば、証拠収集などの段階からアドバイスをすることが可能です。労働問題に発展した後も有利に対処することが可能になります。
   弁護士にはできる限り早いタイミングで相談することをおすすめします。

2. （2）労働問題の立証に必要な証拠を入手できる

   証拠収集の方法には、
   ・会社に対する任意の証拠開示請求
   ・証拠保全
   という2種類の方法があります。
   
   労働者個人では任意の開示請求をしても応じてくれない場合でも、弁護士が対応することで会社側が応じてくれる可能性が高くなります。
   また、証拠の破棄や改ざんをされるおそれのある事案では、速やかに証拠保全の申立てをすることで、重要な証拠を確保することが可能です。
   
   労働問題を争うには証拠が重要になりますので、必要な証拠を確保するためにも、専門家である弁護士のサポートが不可欠といえます。

3. （3）会社との交渉を任せることができる

   労働問題を争う場合、まずは会社との交渉による解決を目指すことになります。
   しかし、労働者個人で交渉をしても会社側が真摯に対応してくれないことが多々あるだけでなく、不利な条件を押し付けられてしまうリスクが大きいでしょう。
   
   弁護士であれば労働者の代理人として会社と交渉できます。
   裁判を視野に入れた対応ができ、社側が交渉に応じない場合でも、弁護士が労働審判や訴訟などの法的手続きについて対応できます。
   
   弁護士に依頼するメリットについて、詳しくはこちらをご覧ください。

労働問題が生じた場合、労働者ご自身が会社の違法な処分や対応についての証拠を集め、立証していかなければなりません。

しかし、個人では入手が難しい証拠もあります。
会社側が任意に証拠の開示に応じてくれないときや証拠の破棄・改ざんのおそれがあるときは証拠保全の手続きを利用するとよいでしょう。

もっとも、証拠保全の利用にあたっては法的知識や経験が必要になります。
労働者個人で対応するのではなく弁護士に依頼して手続きをすすめるのがおすすめです。
労働問題の証拠収集でお困りの方は、ベリーベスト法律事務所までお気軽にご相談ください。

労働問題についての知見が豊富な弁護士が、あなたが抱える労働問題を解決まで導きます。