退職証明書とは、どのような書類なのでしょうか。まずは、退職証明書に関する基本事項を説明します。

1. （1）退職証明書とは

   退職証明書とは、会社を退職した事実などを証明する書類です。
   
   労働基準法では、労働者から請求を行った場合、「使用者（会社側）は、遅滞なくこれを交付しなければならない」とされていますので（労働基準法22条1項）、退職証明書の発行は会社の義務となっています。
   
   なお、退職証明書は会社が作成する書類であるため、労働者本人が自分で作成できないということに留意しましょう。

2. （2）退職証明書をもらうタイミング

   退職証明書は、退職したときに発行される書類です。そのため、労働者が会社に在職中は退職証明書の交付を求めることはできません。
   
   また、退職時に必ず会社から発行されるものではないため、退職証明書を必要とする労働者は、会社に対して退職証明書の発行を申請する必要があります。
   
   会社を退職してから2年が経過すると、退職証明書の交付を求めることができなくなるため、忘れないうちに申請するようにしましょう（労働基準法115条）。

3. （3）退職証明書に記載される事項

   労働基準法では、退職証明書の記載事項を5つ定めています（労働基準法22条1項）。

   退職証明書に記載されるもの

   • 勤務期間
   • 業務の種類や内容
   • その事業における地位
   • 賃金
   • 退職の事由（解雇の場合は解雇理由）

   ただし、退職証明書には「労働者の請求しない事項を記入してはならない」とされていますので（労働基準法22条3項）、退職証明書に記載する事項は、労働者の権利として自由に決めることが可能です。

ここからは、退職証明書が必要になる3つのケースについて説明します。

1. （1）転職先から求められたとき

   退職証明書は、転職活動をする際に転職先から提出を求められることがあります。
   それは、転職先が「労働者の前職での勤務期間や仕事内容などを正確に把握したい」と考えているからです。
   
   前職のことは履歴書や面接をとおして伝えることもできますが、それらはあくまでも労働者自身の申告に過ぎません。
   そのため、間違いのない確かな情報であることを確認してもらうために、転職先に提出が必要な書類なのだと理解しておくとよいでしょう。

2. （2）国民年金・国民健康保険の加入手続きをするとき

   会社を退職すると、厚生年金や職場の健康保険への加入資格を失うため、国民年金や国民健康保険への切り替えを行わなければなりません。
   
   国民年金や国民健康保険への切り替えにあたっては、市区町村の窓口において、退職した事実を証明する書類の提出が必要です。
   
   一般的には「資格喪失証明書」を利用しますが、発行までに時間がかかることから、すぐに手続きをしたいという場合には、退職証明書が利用されます。

3. （3）ハローワークで失業保険の手続きをするとき

   ハローワークで失業保険の手続きをする際には、一般的に「離職票」という書類を提出する必要があります。
   しかし、「資格喪失証明書」と同様に離職票の発行も時間がかかりますので、すぐに手続きをしたいという場合には、離職票の代わりに退職証明書を利用することも可能です。

退職証明書と似た書類として、「離職票」「解雇理由証明書」「離職証明書」があります。
退職証明書とどのような違いがあるのか、それぞれ見ていきましょう。

1. （1）離職票

   離職票（正式名称：雇用保険被保険者離職票）とは、ハローワークで求職や失業保険の申し込みをする際に必要となる書類です。
   
   離職票は、会社がハローワークに対して離職証明書を提出し、それに基づきハローワークが会社に交付する書類ですので、労働者は、ハローワークが発行した離職票を会社経由で受け取ることになります。

2. （2）離職証明書

   離職証明書（正式名称：雇用保険被保険者離職証明書）とは、労働者の離職票の発行のために、会社がハローワークへ提出しなければならない書類です。
   なお、会社は、労働者が被保険者でなくなった日の翌日から10日以内に、離職証明書をハローワークへ提出しなければなりません。

3. （3）解雇理由証明書

   解雇理由証明書とは、会社から解雇されることになった理由などを明らかにする書類です。
   
   解雇理由証明書は、労働者が解雇の有効性を争う際の重要な証拠となりますので、不当解雇の疑いがある場合には、必ず、会社に解雇理由証明書の発行を申請するようにしましょう。退職証明書と同様に、労働者の側から会社側へと発行申請をしなければ交付されません。
   
   「退職証明書」と「解雇理由証明書」の違い
   「退職証明書」と「解雇理由証明書」は、いずれも労働基準法22条を根拠に発行される書類という点で共通しますが、発行の理由が「解雇」であるか「解雇以外の事由による退職」なのか、という点で異なっています。

1章で説明したとおり、退職証明書に記載する事項は、労働者が自由に決めることができます。逆にいえば、退職証明書の申請をする際には、労働者が記載してほしい事項を指定して、会社に申請をしなければなりません。

退職証明書は、離職票や離職証明書のように決まったフォーマットがありませんので、どのように申請すればよいか悩む方もいるでしょう。

メールで退職証明書の発行申請をする際の例文を紹介しますので、ご参考にしてください。

会社に退職証明書の発行を申請してから、どのくらいの期間でもらうことができるのかを解説します。

1. （1）申請から発行までの時間は会社によって異なる

   退職証明書は、労働基準法上、会社に発行が義務付けられている書類ですが、「遅滞なく」交付しなければならないと定められているのみで、「退職から○日以内に交付しなければならない」といった規定はありません。
   
   会社によって申請から発行までの時間が異なり、即日発行してくれる会社もあれば、発行までに時間がかかる会社もあります。
   
   退職証明書の交付申請の際には、どのくらいの期間がかかるのかの目安をあらかじめ聞いておくとともに、発行まで時間がかかっているケースでは、適宜催促していくとよいでしょう。

2. （2）退職証明書を発行しないのは違法

   退職証明書は、労働基準法により会社に発行が義務付けられていますので、退職者として申請を行ったにもかかわらず、退職証明書の発行がなされないのは違法です。
   
   退職証明書の発行を拒否されたり、正当な理由がないにもかかわらず遅滞なく交付されなかったりした場合には、使用者（経営者や事業主など）には30万円以下の罰金が科されます（労働基準法120条1号）。
   
   なお、解雇理由証明書も退職証明書と同様に労働基準法によって発行が義務付けられている書類であるため、解雇理由証明書の発行拒否も違法となり、使用者には30万円以下の罰金が科されます（労働基準法120条1号）。
   
   また、離職票の交付も雇用保険法により義務付けられていますので、交付を拒んだ使用者には、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されます（雇用保険法83条）。

退職証明書の発行を申請したのに会社が対応してくれない場合には、どう対処していくかを検討しましょう。

1. （1）転職先にほかの書類で代用できないか相談する

   労働基準法で、退職証明書の発行義務が定められていることを知らない会社もゼロではありません。そのため、発行の必要性を感じずに対応していないというケースが考えられます。もしくは、嫌がらせ目的で発行を拒否しているなどのケースもあるでしょう。
   
   会社に退職証明書の交付申請をしたのに発行してもらえないという場合には、転職先にほかの書類で代用できないかどうかを確認してみてください。
   
   退職証明書の交付を受けられないということについて、労働者側には非がありませんので、転職先には「前の会社の協力が得られず提出できません」と伝えれば、理解してもらえるはずです。

2. （2）退職証明書をもらえない場合は、弁護士に相談を

   退職証明書の発行は法律上の義務であるため、弁護士から会社に法的根拠を示して発行を依頼することで、退職証明書の発行を受けられる可能性があります。
   そのため、退職証明書をもらえずお困りの方は、まずは、弁護士に相談してみるとよいでしょう。
   
   退職証明書の交付を受けられないというケースでは、そのほかの労働トラブル（残業代請求、不当解雇、給与の未払いなど）も生じている可能性があります。
   弁護士であれば、そのような労働トラブルについてもまとめて対処することが可能です。

退職証明書は、転職先への提出や国民健康保険・国民年金などの手続きで必要になる書類です。しかし、退職者から会社に申請しなければ、退職証明書は発行されませんので、会社に申請するようにしましょう。

退職証明書の発行を断られてしまったという場合には、弁護士が介入することで解決できる可能性があります。

退職証明書の問題だけでなく、残業代未支給など会社側から違法な対応を受けているなどのお困りごとがある際は、ベリーベスト法律事務所までお気軽にご相談ください。